Les patients peuvent souhaiter consulter leur dossier médical afin de mieux comprendre les soins qui leur sont prodigués ou de suivre l'évolution de leur état de santé.
Votre dossier médical appartient au WRHN, mais vous avez le droit de consulter son contenu. Découvrez quels dossiers sont disponibles, comment les demander et les frais éventuels qui s'appliquent :
Enregistrements disponibles
WRHN vos informations médicales pendant la durée requise par la loi.
- Si vous aviez 18 ans ou plus au moment de votre traitement, vos dossiers sont conservés pendant 10 ans après votre visite.
- Si vous aviez moins de 18 ans, vos dossiers sont conservés pendant 28 ans.
- Les radiographies et autres images radiologiques sont conservées pendant cinq ans. Ces images sont stockées hors site.
Obtenir vos dossiers
Si vous souhaitez consulter votre dossier médical, vous pouvez vous adresser à votre médecin traitant ou contacter le bureau chargé de la divulgation des informations. Vous devrez envoyer une demande écrite et signée précisant les documents que vous souhaitez consulter.
Pour les patients des sites WRHN @ Midtown, Chicopee, 52 Glasgow, 40 Green ou 850 King, vous pouvez envoyer votre formulaire rempli :
- par e-mail à wrhn
- par courrier à l'adresse suivante : 835 King St. W., Kitchener, Ont. N2G 4K9
- par télécopie au 519-749-4311
De plus, les formulaires de consentement des patients sont disponibles dans le hall d'entrée du WRHN @ Midtown peuvent être déposés dans la boîte prévue à cet effet dans le hall d'entrée.
Pour les patients des sites WRHN @ Queen’s Blvd., 400 Queen St. ou The Boardwalk, vous pouvez envoyer votre formulaire rempli :
- par e-mail à wrhn
- par courrier à l'adresse suivante : 911 Queen's Blvd., Kitchener, Ont. N2M 1B2
- par télécopie au 519-749-6568
Si vous demandez les dossiers d'une autre personne, vous devez présenter une preuve attestant que vous êtes autorisé à agir en son nom, comme une procuration ou un formulaire de décision substitutive. Vous devrez également fournir un formulaire de consentement signé et une pièce d'identité.
Si la personne est décédée :
- Avec un testament : seul l'exécuteur testamentaire peut obtenir leurs dossiers. Il doit présenter le testament, un formulaire de consentement signé et une pièce d'identité.
- Sans testament : vous devez présenter une pièce d'identité et apporter une lettre notariée.
Les avocats et les compagnies d'assurance peuvent envoyer leurs propres formulaires de demande et doivent s'acquitter d'une redevance avant que la demande ne soit traitée.
Si vous avez des questions, souhaitez obtenir plus d'informations ou prendre rendez-vous, veuillez nous appeler au :
- 519-749-4300, poste 2108 pour WRHN @ Midtown, Chicopee, 52 Glasgow, 40 Green et 850 King
- 519-749-6436 pour WRHN @ Queen’s Blvd., 400 Queen St. et The Boardwalk
WRHN des copies de dossiers médicaux moyennant des frais. Tous les frais sont des estimations, peuvent changer et sont assujettis à la TVH. Les frais de livraison commencent à 7 $ et peuvent être plus élevés selon la taille du colis. Des frais supplémentaires de 150 $ peuvent également s'appliquer si les dossiers sont nécessaires dans les 24 heures. Si vous avez des questions, n'hésitez pas à nous contacter. Nous serons ravis de vous aider.
| Type de demande | Frais |
|---|---|
| Copies du dossier médical du patient pour les prestataires de soins de santé | Gratuit |
|
Les patients peuvent demander à consulter leur dossier au WRHN aucune copie ne sera fournie). Les patients doivent également prendre rendez-vous 15 minutes à l'avance pour consulter leur dossier en appelant le bureau chargé de la divulgation des informations. |
Des frais peuvent s'appliquer en fonction des moyens nécessaires pour obtenir le document (par exemple, si celui-ci se trouve dans un entrepôt hors site ou s'il s'agit d'un document microfilmé). |
| Frais de traitement de base pour les copies du dossier médical du patient Frais supplémentaires : - Demande fournie sur CD/USB - Le dossier est conservé dans un entrepôt hors site | 30 $ pour les 20 premières pages 0,25 $ supplémentaire par page supplémentaire - 10 $ supplémentaires par demande - 30 $ supplémentaires par demande |
| Historique des visites | $30 |
| Dossiers du service des urgences | 30 $ pour les 20 premières pages. 0,25 $ supplémentaire par page supplémentaire. |
| Imagerie diagnostique | 10 $ par CD |
| Compagnies d'assurance | 160 $ pour les 10 premières pages. 1 $ supplémentaire par page supplémentaire. |
| Avocats | 30 $ pour les 20 premières pages 0,25 $ supplémentaire par page supplémentaire |
| Commission des accidents du travail (WSIB) | $48.15 |
| Commission d'indemnisation des victimes d'actes criminels | $160 |
| Services à la famille et à l'enfance : convocation à témoigner | $55 |
| Ordre des infirmières et infirmiers de l'Ontario, Ordre des médecins et chirurgiens et autres ordres professionnels | 0,25 $ par page |
| Chercheurs | Veuillez vous reporter à la politique relative à l'examen des dossiers. Elle est disponible sur PolicyStat. |
My Connected Care est un outil en ligne gratuit et sécurisé qui vous donne accès à vos dossiers médicaux et à vos informations de santé personnelles. Il vous permet de consulter facilement vos résultats d'examens, vos documents cliniques et d'autres informations de santé, notamment :
- rapports de laboratoire (délai de trois heures)
- rapports de diagnostic (délai de trois jours)
- notes prises lors de vos rendez-vous par votre équipe soignante
- prochains rendez-vous
- messages de votre équipe soignante
- questionnaires à remplir avant votre rendez-vous
- informations sur les allergies
- rapports pathologiques (délai de 10 jours)
Les patients peuvent accéder à leurs dossiers d'imagerie médicale, y compris les résultats des radiographies et des tomodensitométries, en ligne en s'inscrivant à PocketHealth. PocketHealth propose deux options d'abonnement : Flex pour 10 $ par mois ou Unlimited pour 49 $ par an.
Les deux formules comprennent :
- demandes illimitées d'accès aux dossiers d'imagerie provenant de plus de 600 hôpitaux et cliniques connectés
- espace pouvant accueillir jusqu'à quatre profils supplémentaires afin que vous puissiez gérer tous les enregistrements en un seul endroit
- stockage à vie de vos dossiers d'imagerie médicale
- la possibilité d'annuler à tout moment tout en continuant à consulter et à partager vos dossiers depuis n'importe quel appareil, sans frais supplémentaires
Avec le forfait illimité, vous bénéficiez également :
- stockage et partage sécurisés des anciennes images provenant de CD
- la possibilité d'ajouter et de partager d'autres dossiers médicaux tels que les résultats d'analyses, les ordonnances et les reçus de vaccination
Liberté d'information
En Ontario, la Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée (LAIPVP) donne aux citoyens le droit de demander certains types d'informations à des organismes publics tels que WRHN. Grâce à la LAIPVP, vous pouvez demander des informations telles que les politiques hospitalières, les rapports, les procès-verbaux de réunions et d'autres documents qui ne font pas partie du dossier médical d'un patient. C'est l'un des moyens qui nous permettent de garantir la transparence de notre travail. Pour en savoir plus, notamment sur la manière de faire une demande ou d'obtenir de l'aide, veuillez consulter les informations ci-dessous.
La Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée (LAIPVP) donne aux citoyens le droit de demander l'accès aux dossiers des organismes publics, y compris les hôpitaux. Depuis le 1er janvier 2012, la LAIPVP s'applique aux hôpitaux comme WRHN.
WRHN à faire preuve d'ouverture et de responsabilité. Nous faisons tout notre possible pour partager les dossiers qui nous sont demandés. Tout le monde peut demander des dossiers à WRHN, mais certaines informations peuvent rester confidentielles. Certains dossiers ne sont pas inclus dans la FIPPA. Pour d'autres, la loi prévoit des règles qui limitent ce que nous pouvons partager. Cela peut être, par exemple, pour protéger les droits des personnes ou des informations sensibles.
Veuillez noter que la LIPDA ne s'applique pas :
- dossiers conservés avant le 1er janvier 2007
- informations sur la fondation et les donateurs
- relations de travail et dossiers d'emploi
- matériel de recherche et d'enseignement
- dossiers médicaux des patients
La FIPPA diffère également de la Loi sur la protection des renseignements personnels sur la santé (PHIPA), qui traite des renseignements personnels sur la santé, tels que les dossiers médicaux.
En vertu de la LPRP, WRHN également publier un inventaire à jour de ses dossiers. Vous pouvez les trouver dans les documents ci-dessous :
Si vous souhaitez faire une demande en vertu de la LIPDA, veuillez suivre les étapes ci-dessous :
- Téléchargez et remplissez le formulaire de demande.
- Décrivez les documents que vous souhaitez obtenir aussi clairement que possible.
- Indiquez votre nom, votre adresse et votre numéro de téléphone ou de fax afin que nous puissions vous joindre.
- Signez le formulaire et conservez-en une copie pour vous.
- Déposez le formulaire et les frais de traitement de 5 $ dans la boîte aux lettres confidentielle située dans@ Midtown WRHN @ Midtown ou envoyez-les par la poste à l'adresse suivante : Bureau de la protection de la vie privée
Waterloo Regional Health Network
835 King St. W.
P.O. Box 9056
Kitchener, Ont. N2G 1G3
Une fois que nous avons reçu le formulaire de demande dûment rempli et les frais de traitement, WRHN à répondre aux demandes dans un délai de 30 jours. Il peut arriver que nous ayons besoin d'un délai supplémentaire, par exemple lorsque nous devons contacter d'autres parties au sujet d'une demande. Si vous n'avez pas reçu de réponse dans les 30 jours, vous pouvez contacter le Commissaire à l'information et à la protection de la vie privée de l'Ontario.
Des frais de traitement de 5 $ sont exigés pour toute demande d'accès à l'information. D'autres frais peuvent s'ajouter selon le type de demande. Vous trouverez ci-dessous la liste complète des frais.
Si des frais supplémentaires sont facturés pour les dossiers, WRHN vous WRHN au préalable une estimation du coût. Vous disposerez alors de 30 jours pour nous faire savoir si vous souhaitez payer ces frais ou modifier votre demande afin d'en réduire le coût. Si les frais dépassent 100 dollars, il vous sera peut-être demandé d'en payer la moitié avant que WRHN continuer à traiter votre demande.
Frais liés aux demandes de dossiers
| Photocopies et impressions informatiques | 0,20 $ par page |
|---|---|
| Documents fournis sur CD-ROM | 10 $ par CD-ROM |
| Recherche manuelle d'un enregistrement | 7,50 $ pour chaque tranche de 15 minutes passée par toute personne |
| Préparer un dossier à partager, y compris supprimer les parties confidentielles | 7,50 $ pour chaque tranche de 15 minutes passée par toute personne |
| Frais facturés au WRHN la recherche, l'obtention, le traitement ou la copie d'un dossier, y compris les frais informatiques. | Coût réel facturé à WRHN |
Frais liés aux demandes d'accès aux renseignements personnels
| Photocopies et impressions informatiques | 0,20 $ par page |
|---|---|
| Documents fournis sur CD-ROM | 10 $ par CD-ROM |
| Créer un programme informatique ou utiliser une autre méthode pour transformer des informations électroniques en un document que vous pouvez lire. | 15 $ pour chaque tranche de 15 minutes passée par toute personne |
| Frais facturés au WRHN la recherche, l'obtention, le traitement ou la copie d'un dossier, y compris les frais informatiques. | Coût réel facturé à WRHN |
Protection de votre vie privée
Votre vie privée est importante pour WRHN. Nous nous engageons à protéger votre vie privée et vos renseignements médicaux personnels.
WRHN , utilise et partage vos renseignements personnels sur la santé afin de vous prodiguer des soins. Nous respectons la loi ontarienne sur la protection des renseignements personnels sur la santé, la Loi sur la protection des renseignements personnels sur la santé (PHIPA). En vertu de cette loi, vous avez le droit :
- accéder à vos informations médicales personnelles
- demander des corrections et l'accès à votre dossier médical
- décider ou limiter la manière dont vos informations sont utilisées et partagées (sauf lorsque la loi exige leur partage)
- être informé en cas de violation de la confidentialité affectant vos informations
- déposer une plainte auprès du Commissaire à l'information et à la protection de la vie privée de l'Ontario si vous estimez que vos droits à la vie privée n'ont pas été respectés.
Renseignements personnels sur la santé
Les renseignements personnels sur la santé sont des détails concernant votre santé et vos soins, tels que vos antécédents médicaux, vos résultats d'examens, votre date de naissance et votre numéro de carte d'assurance maladie. Nous savons qu'il est important pour vous de comprendre comment ces renseignements sont utilisés et protégés.
WRHN vos renseignements personnels sur la santé afin de planifier et de fournir des traitements et de soutenir vos soins. Nous pouvons également recueillir des renseignements auprès d'autres hôpitaux ou cliniques que vous avez consultés.
Nous recueillons également des renseignements personnels sur la santé pour les raisons suivantes :
- recevoir un paiement du ministère de la Santé
- pour collecter des fonds destinés à l'achat de nouveaux équipements et à la recherche
- pour satisfaire aux exigences en matière de rapports
- enseigner aux étudiants et aux apprenants
WRHN partage vos informations WRHN dans certaines situations. Nous suivons des règles strictes afin de garantir la protection de votre vie privée.
Nous pouvons partager vos informations :
- lorsqu'un décideur substitut agit en votre nom
- lorsque la loi l'exige
- pour la facturation, la production de rapports et la gestion des services de santé
- avec un tiers, mais uniquement si vous donnez votre autorisation
Nous partageons également certaines informations avec certains WRHN . Vous pouvez choisir de vous désinscrire à tout moment en retirant votre consentement. Ces services comprennent :
- Répertoire des patients : nous communiquons votre nom, votre emplacement dans l'hôpital et votre état de santé général. Pour retirer votre consentement, veuillez informer le personnel administratif ou infirmier que vous ne souhaitez pas que vos informations soient communiquées.
- Collecte de fonds : Nous pouvons communiquer votre nom et votre adresse postale à WRHN . Pour retirer votre consentement, veuillez appeler le 519-749-6797 et informer la Fondation que vous ne souhaitez pas être contacté.
- Besoins religieux ou culturels : lorsque vous demandez de l'aide, nous en informons l'équipe d'accompagnement spirituel. Pour retirer votre consentement, veuillez informer les membres de l'équipe soignante ou le prestataire d'accompagnement spirituel que vous ne souhaitez plus bénéficier de ces services.
- Enquêtes sur la qualité des soins ou l'expérience des patients : nous communiquons votre nom, votre numéro de téléphone, votre adresse e-mail et le fait que vous avez consulté WRHN. Pour retirer votre consentement, ne participez pas à l'enquête.
- Recherche : Nous pouvons examiner vos informations médicales afin de déterminer si vous remplissez les conditions requises pour participer à un projet d'innovation ou de recherche approuvé. Pour retirer votre consentement, veuillez informer le personnel administratif ou infirmier que vous ne souhaitez pas que vos informations soient examinées.
WRHN tout WRHN pour garantir la sécurité et la confidentialité de vos informations médicales. Pour ce faire, nous :
- mettre à disposition des espaces où les équipes soignantes peuvent s'entretenir avec vous en privé
- effectuer des audits réguliers pour s'assurer que seules les personnes autorisées ont accès à vos informations médicales
- en utilisant des systèmes électroniques sécurisés
- apporter des corrections si vos informations sont erronées
- mener des enquêtes pour traiter les pratiques en matière de confidentialité et les préoccupations des patients
- en utilisant des mesures de protection techniques, administratives et physiques pour en assurer la sécurité
- disposer de politiques de confidentialité que les membres de l'équipe sont formés à respecter
- accréditation par l'intermédiaire d'Agrément Canada
Nous faisons tout notre possible pour que votre dossier médical personnel soit exact. Si vous pensez qu'une information est erronée ou manquante dans votre dossier médical, veuillez appeler le bureau chargé de la protection de la vie privée au 519-749-4275 ou nous envoyer un courriel à wrhn.
Conformément à nos politiques, WRHN votre adresse électronique lorsque vous vous inscrivez sur notre portail patient, afin de vous envoyer des enquêtes de satisfaction et de vous fournir des soins virtuels (en ligne). Dans le cadre de vos soins, certains services ou unités peuvent vous demander l'autorisation de vous envoyer les types d'e-mails suivants :
- rappels de rendez-vous
- instructions pour votre rendez-vous
- Liens pour les rendez-vous virtuels
- un bref questionnaire après votre rendez-vous
Veuillez noter que la communication par courrier électronique est à sens unique. WRHN vous envoyer des messages électroniques, mais vous ne pouvez pas y répondre par courrier électronique.
Chaque fois que vous visitez WRHN, nous vous demanderons de confirmer votre adresse électronique. Il est important de vérifier que votre adresse électronique est correcte afin de garantir la confidentialité de vos informations médicales. Même si nous respectons la loi pour assurer la sécurité de vos informations, la communication par courrier électronique comporte toujours des risques, tels que :
- Une autre personne peut voir votre e-mail si elle a accès à votre compte ou à votre espace de stockage cloud.
- Vous risquez de manquer un message s'il est envoyé dans votre dossier de courrier indésirable.
- Nous pourrions envoyer des informations à la mauvaise personne si votre adresse e-mail est incorrecte.
Vous êtes responsable de la sécurité et de la confidentialité de votre adresse électronique. Nous ne vous enverrons des courriels que si vous nous en donnez l'autorisation. WRHN ne WRHN pas responsable en cas de violation des informations.
Vous pouvez également changer d'avis à tout moment. Si vous ne souhaitez plus WRHN e-mails WRHN , veuillez nous en informer lors de votre prochaine visite ou contacter le bureau de gestion des informations médicales.
- Pour WRHN @ Midtown, Chicopee, 52 Glasgow, 40 Green ou 850 King, appelez le bureau de gestion des informations de santé au 519-749-4300, poste 2108, ou envoyez un courriel wrhn.
- Pour WRHN @ Queen’s Blvd., 400 Queen St. ou The Boardwalk, appelez le bureau de gestion des informations de santé au 519-749-6578, poste 1000, ou envoyez un courriel wrhn.
Si vous avez des questions concernant la confidentialité, veuillez contacter le bureau chargé de la confidentialité au 519-749-4275 ou envoyer un courriel wrhn.
Pour en savoir plus, consultez notre politique de collecte des adresses électroniques. Si vous souhaitez obtenir une copie papier de cette politique, veuillez vous adresser à un membre de notre équipe à l'accueil des patients.
Si vous avez des questions ou des préoccupations, veuillez appeler le bureau de la protection de la vie privée au 519-749-4275 ou nous envoyer un courriel à wrhn. Vous pouvez également contacter notre responsable de la protection de la vie privée à ce numéro de téléphone et à cette adresse électronique. Notre équipe examinera toutes vos préoccupations en matière de protection de la vie privée et prendra les mesures nécessaires pour y répondre.
Pour plus d'informations, demandez un exemplaire de notre brochure sur la confidentialité. Elle est disponible à l'accueil des patients et à nos bureaux d'information.